PDF/A-Export jetzt Standard – Ein Schritt zu besserer Archivierung und mehr Revisionssicherheit

Wir haben unsere Exportfunktion aktualisiert: Ab sofort entsprechen alle aus unserem System exportierten PDF-Dateien dem PDF/A-Standard.

Maqsood Shaik

17. Juni 2025

Was ist PDF/A?

PDF/A ist eine normierte Version des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Sie stellt sicher, dass Dateien auch in Zukunft unabhängig von Software- oder Systemänderungen lesbar und zugänglich bleiben. Dafür werden unter anderem alle nötigen Schriftarten eingebettet und Funktionen ausgeschlossen, die langfristig zu Darstellungsproblemen führen könnten.

Warum ist das wichtig?

Compliance: In medizinischen, juristischen und behördlichen Bereichen ist PDF/A häufig vorgeschrieben.
Beständigkeit: Was heute exportiert wird, sieht auch in vielen Jahren noch genauso aus.
Sicherheit: Keine Sorgen mehr über fehlende Schriftarten oder fehlerhafte Formatierungen.

PDF/A ist besonders in Bereichen nützlich, in denen die langfristige Dokumentenspeicherung entscheidend ist. So verwenden beispielsweise Gesundheitseinrichtungen das Format für Patientenakten, während Jurist:innen es für Verträge und Fallakten nutzen. Auch Behörden setzen auf PDF/A für Transparenz und langfristige Zugänglichkeit. Da das Format Änderungen verhindert und eine identische Darstellung gewährleistet, verringert sich das Risiko von Datenverlusten oder Missverständnissen.

Sie müssen nichts tun – die Umstellung erfolgt automatisch und betrifft alle neuen Exporte. Die Export-Funktion finden Sie weiterhin am gewohnten Ort – nun mit verbesserter technischer Grundlage.