Klausel 1 - Zweck und Anwendungsbereich

1.1. Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

1.2. Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

1.3. Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.'

1.4. Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

1.5. Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

1.6. Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 - Unabänderbarkeit der Klauseln

2.1. Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

2.2. Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 - Auslegung

3.1. Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

3.2. Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

3.3. Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 - Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 - Kopplungsklausel

(nicht ausgewählt)

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Klausel 6 - Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 - Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

‍7.1.1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

7.1.2. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

‍7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

7.4.1. Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

7.4.2. Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

7.6.1. Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

7.6.2. Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

7.6.3. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

7.6.4. Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

7.6.5. Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

7.7.1. Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens zwei Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

7.7.2. Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

7.7.3. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

7.7.4. Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

7.7.5. Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

7.8.1. Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

7.8.2. Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 - Unterstützung des Verantwortlichen

8.1. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

8.2. Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

8.3. Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

8.3.1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

8.3.2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

8.3.3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

8.3.4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

8.4. Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 - Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

9.1.1. bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

9.1.2. bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

9.1.2.1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

9.1.2.2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

9.1.2.3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

9.1.3. bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten‍

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

9.2.1. eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

9.2.2. Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

9.2.3. die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

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Klausel 10 - Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

10.1. Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

10.2. Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn:

10.2.1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

10.2.2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

10.2.3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

10.3. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

10.4. Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

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Verantwortliche:r

Der/die für die Verarbeitung Verantwortliche ist der/die Nutzer:in (Name, Anschrift und Angaben zu der/dem Ansprechpartner:in ergeben sich aus den bei der Registrierung hinterlegten Daten).

Auftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter ist die VIA HealthTech UG, Bredtschneiderstraße 10, 14057 Berlin. Ansprechpartner ist Manuel Gremblewski, zu erreichen unter manuel@via-health.de

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Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

Patient:innen, bei Kliniken/Ambulanzen/MVZ/Praxis-Verbänden ggf. Beschäftigte.

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Sämtliche Daten, die der:die Patient:in im Rahmen von Therapiesitzungen mitteilt.

Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend)

Stimme, ggf. Gesundheitsdaten und andere sensible Daten, die der/die Patient:in im Rahmen von Therapiesitzungen mitteilt.

Art der Verarbeitung

Einsatz einer Software, die Sitzungsnotizen durch integrierte Audioaufnahmen dokumentiert und mithilfe moderner Sprachmodelle automatisch transkribiert und im gewünschten Notiztyp (Anamnese, chronologische Biographie oder Verlaufsnotiz) zusammenfasst; zudem kann die Software automatisch Berichtsentwürfe erstellen. Zusätzlich bietet die Software die Funktion der Erstellung von Patient:innenakten. Wird die Funktion aktiviert, können Audioaufnahme, Transkripte und Sitzungsnotizen innerhalb der Patient:innenakten längerfristig gespeichert werden.

Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden

Unterstützung bei der Dokumentation von Therapiesitzungen und bei der Erstellung psychologischer Berichte.

Dauer der Verarbeitung

Löschung der Audioaufnahmen, Transkripte und Sitzungsnotizen am Ende des Tages ihrer Erstellung.
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Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter

Siehe die Angaben in Anhang IV.
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1. Übersicht der zur Datenverarbeitung eingesetzten IT-Systeme für Remote Zugriff / Fernwartung

Nicht zutreffend, da unsere Anwendung ausschließlich webbasiert über den Browser genutzt wird und keine Fernwartung erfordert. Daher kann auch nicht von remote, aus den eigenen Räumlichkeiten, auf die Systeme oder Daten zugegriffen werden.

2. Zutrittskontrolle (Maßnahmen, die verhindern, dass Unbefugte Zutritt zu Gebäuden und Räumen bekommen, in denen sich Datenverarbeitungsanlagen befinden)
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2.1. Technische Maßnahmen

Zaun: Das Gelände, auf dem sich die Datenverarbeitungsanlagen befinden, ist durch einen physischen Zaun gesichert, um unbefugten Zutritt zu verhindern.

Zutrittskontrollsystem: Der Zugang zu den Gebäuden und Räumen mit sensiblen Datenverarbeitungsanlagen ist durch ein elektronisches Zutrittskontrollsystem beschränkt. Nur autorisierte Personen erhalten Zugang.

Manuelles Schließsystem: Türen zu sicherheitsrelevanten Bereichen sind mit einem klassischen Schließsystem ausgestattet, das nur berechtigten Personen durch physische Schlüssel den Zugang ermöglicht.

Elektronisches Schließsystem: Zusätzlich zu mechanischen Schließsystemen kommen elektronische Schlösser zum Einsatz, die eine präzise Verwaltung und Protokollierung von Zugängen ermöglichen.

RDIF/Bluetooth/NFC-Transponder: Berechtigte Personen erhalten Zugang über kontaktlose Identifikationssysteme wie RFID-, Bluetooth- oder NFC-Transponder, um unbefugtes Betreten zu verhindern.

2.2. Organisatorische Maßnahmen

Schlüsselregelung: Der Zugang zu sicherheitsrelevanten Bereichen ist durch eine klare Schlüsselregelung geregelt. Nur berechtigte Personen erhalten Schlüssel , Zugangscodes oder Transponder.

Dokumentierte Schlüsselausgabe: Die Vergabe und Rückgabe von Schlüsseln oder Zugangskarten wird dokumentiert, um unbefugte Nutzung zu vermeiden.

Mitarbeiterschulung: Beschäftigte werden über Sicherheitsmaßnahmen und Zutrittskontrollen geschult, um ein hohes Sicherheitsbewusstsein zu gewährleisten.

Werkschutz / Sicherheitsdienst: Ein Sicherheitsdienst oder eine vergleichbare Schutzmaßnahme stellt sicher, dass unbefugte Personen keinen Zutritt zu sensiblen Bereichen erhalten.

3. Zugangskontrolle (Maßnahmen, die sicherstellen, dass Unbefugten kein Zugang zu Datenverarbeitungssystemen haben)

3.1. Technische Maßnahmen

Die Anwendung ist webbasiert und greift ausschließlich über sichere HTTPS-Verbindungen auf die Infrastruktur der Unterauftragsverarbeiter zu. Dies gewährleistet eine verschlüsselte und authentifizierte Datenübertragung. Die physische Sicherheit und Zutrittskontrolle zu den Servern wird vollständig durch unsere Cloud-Dienstleister übernommen.

3.2. Organisatorische Maßnahmen

Berechtigungskonzept: Es besteht ein internes Zugriffs- und Berechtigungskonzept für Mitarbeitende, die die Cloud-Umgebung verwalten.

Mitarbeiterschulung: Autorisierte Mitarbeitende werden regelmäßig zu Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien geschult, um den Schutz sensibler Daten sicherzustellen.

4. Zugriffskontrolle (Maßnahmen, die sicherstellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf personenbezogene Daten haben)

‍4.1. Technische Maßnahmen

Die Anwendung wird ausschließlich webbasiert genutzt und ein Remote Access auf die Systeme oder personenbezogene Daten ist nicht erforderlich. Der Zugang erfolgt über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen (TLS) und erfordert eine individuelle Authentifizierung mittels Benutzername und Passwort, um unbefugte Nutzung auszuschließen.

4.2. Organisatorische Maßnahmen

Berechtigungskonzept: Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist strikt auf autorisierte Mitarbeitende beschränkt.

Mitarbeiterschulung: Autorisierte Mitarbeitende werden regelmäßig zu Datensicherheitsmaßnahmen und Zugriffskontrollen geschult, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

5. Weitergabekontrolle (Maßnahmen, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten bei der Übertragung oder Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und dass überprüft werden kann, welche Personen oder Stellen personenbezogene Daten erhalten haben)

5.1. Technische Maßnahmen

Die Anwendung ist vollständig webbasiert und personenbezogene Daten verbleiben in der gesicherten Cloud-Umgebung der Unterauftragnehmers. Es findet keine langfristige Speicherung personenbezogener Daten. Diese werden spätestens um Mitternacht des Tages ihrer Erstellung wieder gelöscht.

5.2. Organisatorische Maßnahmen

Berechtigungskonzept: Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist strikt auf autorisierte Mitarbeitende beschränkt.

Mitarbeiterschulung: Autorisierte Mitarbeitende werden regelmäßig zu Datensicherheitsmaßnahmen und Zugriffskontrollen geschult, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

6. Eingabekontrolle (Maßnahmen, die sicherstellen, dass geprüft werden kann, wer personenbezogene Daten zu welcher Zeit in Datenverarbeitungsanlagen verarbeitet hat)

6.1. Technische Maßnahmen

Die Eingabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich durch berechtigte Nutzer der webbasierten Anwendung, die einen individuellen Zugang erhalten und sich über ein geschütztes Anmeldeverfahren authentifizieren.

6.2. Organisatorische Maßnahmen

Berechtigungskonzept: Nur die eigentlichen Nutzer der Software können personenbezogene Daten eingeben und bearbeiten. Die anschließende Verarbeitung auf den Serverkapazitäten unserer Unterauftragnehmer erfolgt ausschließlich technisch.

7. Auftragskontrolle (Maßnahmen, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur entsprechend den Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet werden)

7.1. Technische Maßnahmen

Alle relevanten Systemzugriffe werden protokolliert, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten ausschließlich gemäß den Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet werden. Die Protokolle dienen der Nachvollziehbarkeit und Kontrolle von Datenzugriffen.

7.2. Organisatorische Maßnahmen

Mitarbeiterschulung: Autorisierte Mitarbeitende werden regelmäßig zu Datensicherheitsmaßnahmen und Zugriffskontrollen geschult, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

8. Verfügbarkeitskontrolle (Maßnahmen, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt und für den Verantwortlichen stets verfügbar sind)

8.1. Technische Maßnahmen

Cloud-basierte Infrastruktur mit hoher Ausfallsicherheit: Die Verfügbarkeit der Anwendung wird durch die redundanten Systeme und Sicherheitsmaßnahmen der beauftragten Cloud-Dienstleister sichergestellt.

Automatische Wiederherstellungsmechanismen: Bei kurzfristigen Internetschwankungen werden automatische Wiederholungsversuche ("Retries") durchgeführt, um die Verbindung wiederherzustellen.

Manuelle Sicherungsmöglichkeiten: Audioaufnahmen können bei Verarbeitungsproblemen manuell heruntergeladen und lokal gespeichert werden, um die Datenintegrität sicherzustellen.

9. Trennungskontrolle (Maßnahmen, die sicherstellen, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten getrennt verarbeitet werden)

9.1. Technische Maßnahmen

Personenbezogene Daten, die zur Vertragserfüllung (z. B. Registrierung, Abrechnung, Support) gespeichert werden, sind technisch von den Daten getrennt, die während der Nutzung der Software eingegeben oder generiert werden.

9.2. Organisatorische Maßnahmen

Zugriffssteuerung: Zugriffssteuerung: Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist strikt nach Rollen und Berechtigungen geregelt. Daten zur Auftragserfüllung sind nur für ausgewählte, autorisierte Personen einsehbar. Personenbezogene Daten, die während der Nutzung der Software eingegeben oder generiert werden, sind ebenfalls nur für berechtigte Nutzer zugänglich, um unbefugten Zugriff oder eine ungewollte Vermischung zu verhindern.

10. Pseudonymisierung und Verschlüsselung

Es findet eine Verschlüsselung von Daten beim Transport über öffentliche Netze durch Transport Layer Security (TLS) über HTTPS statt.

11. Belastbarkeit der Systeme und Dienste (Maßnahmen, die sicherstellen, dass die eingesetzten Systeme und Dienste fehlertolerant sind und bei Störungen und Teilausfällen die wesentlichen Funktionen aufrechterhalten)

11.1. Technische Maßnahmen

Durch den Einsatz einer redundanten Server-Architektur mit Clustern für Datenbanken, Webservices und andere Dienste wird eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet. Eine automatische Lastverteilung stellt sicher, dass Engpässe vermieden und die Systemressourcen effizient genutzt werden. Zudem ermöglicht eine automatische Skalierung, dass das System flexibel auf erhöhte Last reagieren kann, sodass die Performance und die wesentlichen Funktionen auch bei Teilausfällen erhalten bleiben.

11.2. Organisatorische Maßnahmen

Durch eine kontinuierliche Überwachung der Systemverfügbarkeit wird sichergestellt, dass potenzielle Störungen frühzeitig erkannt und behoben werden können.

12. Rasche Wiederherstellung (Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und der Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederhergestellt werden kann)

Automatische Wiederherstellungsmechanismen: Bei kurzfristigen Internetschwankungen werden automatische Wiederholungsversuche ("Retries") durchgeführt, um die Verbindung wiederherzustellen.

13. Regelmäßige Überprüfung (Maßnahmen zur Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit technisch-organisatorischer Maßnahmen)

Auswertung von Sicherheitsvorfällen: Sicherheitsvorfälle werden regelmäßig ausgewertet, um die Effektivität der Maßnahmen zu bewerten und Anpassungen vorzunehmen.

Externe Datenschutzbeauftragte: Eine externe Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und unterstützt bei der kontinuierlichen Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen.
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse: m.reinbeck@mhl.de

BSI C5-Zertifizierung: VIA HealthTech ist nach dem Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Diese Zertifizierung bestätigt, dass unsere Cloud-Dienste den hohen Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Compliance der Bundesregierung entsprechen. Die Einhaltung der C5-Kriterien wird regelmäßig durch unabhängige Prüfstellen kontrolliert.

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Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt:

Name: Amazon Web Services EMEA SARL
Anschrift: 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg
Beschreibung der Verarbeitung: Hosting-Dienstleistungen, Leistungserbringung gemäß Hauptvertrag (Nutzung relevanter LLMs)
Ort der Verarbeitung: DE, EU
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Name: Microsoft Ireland Operations Limited
Anschrift: One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
Beschreibung der Verarbeitung: Leistungserbringung gemäß Hauptvertrag (Nutzung relevanter LLMs)
Ort der Verarbeitung: EU

Name: Google Ireland Limited
Anschrift: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Beschreibung der Verarbeitung: Leistungserbringung gemäß Hauptvertrag (Nutzung relevanter LLMs)
Ort der Verarbeitung: EU

Name: Clerk, Inc.
Anschrift: 2261 Market Street, STE 10607, San Francisco, CA 94114 USA
Beschreibung der Verarbeitung: User Management inkl. Anmeldung
Ort der Verarbeitung: EU, USA

Name: Stripe Payments Europe Ltd.
Anschrift: Block 4, Harcourt Centre, Harcourt Road, Dublin 2, Irland
Beschreibung der Verarbeitung: Zahlungsabwicklung
Ort der Verarbeitung: EU, USA

Name: Functional Software Inc. (Sentry)
Anschrift: 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, California 94105, USA
Beschreibung der Verarbeitung: Sammlung und Monitoring von Fehlermeldungen
Ort der Verarbeitung: EU, USA

Name: PostHog Inc.
Anschrift: 965 Mission Street, San Francisco, CA 94103, USA
Beschreibung der Verarbeitung: Analyse Nutzungsverhalten und Fehlererkennung
Ort der Verarbeitung: EU, USA

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